Comment paramétrer le circuit de validation ? - Q000128
Les circuits de validation permettent de dématérialiser la circulation des documents pour approbation avant envoi ou règlement.
Chaque utilisateur concerné est informé de la présence d’un document à valider (alerte sur l’écran d’accueil et application smartphone).
Il pourra alors consulter le document, donner son accord ou bloquer le processus de validation en justifiant sa position.
Le paramétrage du circuit de validation
Le paramétrage du circuit de validation se fait avec les droits superviseur, depuis les paramètres d’Optim’BTP (Options > Paramètres > Profil > Circuit validation).
Onglet « Général »
Etape 1 : Sélectionnez la pièce sur laquelle vous souhaitez appliquer le circuit de validation
La commande fournisseur
Le contrat de sous-traitance
Le devis client
L’état de situation
La facture client
La facture fournisseur
Il est possible de créer plusieurs circuits pour la même pièce.
Etape 2 : Donnez un titre au circuit de validation (champ Libellé). C’est ce nom qui apparait sur la pièce au moment de la sélection de la procédure de validation.
Etape 3 (facultatif) : en cas de multi société, vous pouvez affecter le circuit à une société en particulier.
Etape 4 : Vous pouvez indiquer un montant HT plancher et plafond sur le circuit de validation.
Option disponible à partir de la version 2024.51 d’Optim’BTP.
Précisions :
Optim’BTP n’opère pas de contrôle sur la continuité des montants indiqués dans les champs. Il vous appartient de vérifier la cohérence des montants renseignés.
En l’absence de montant HT plancher, renseignez « - 1 » dans le champ correspondant. C’est le cas des circuits sans limitation de montant minimum (dans tous les cas où vous souhaitez que l’action soit validée dès lors qu’elle est faite, par exemple un devis créé ou une commande à passer, sans limite de montant minimum)
En l’absence de montant HT plafond, renseignez « -1 » dans le champ correspondant. C’est le cas des circuits où il n’y a pas de limite de montant maximum (dans tous les cas où vous souhaitez paramétrer un circuit « à partir de x € », sans limite)
Explication :
tous les devis jusqu’à 10 000€ doivent faire l’objet d’une validation par le chargé d’affaire. Il n’y a pas de montant minimum de devis qui puisse être validé sans passer par le circuit de validation.
Le plancher de 10 000€ est exclusif : les devis à 10 000€ passent dans le 2e circuit « Validation par direction »
Tous les devis à partir de 10 000€ doivent faire l’objet d’une validation par la direction. Il n’y a pas de limite de montant maximum.
Il est possible de paramétrer plusieurs circuits avec les mêmes montants de plancher et plafond. L’utilisateur aura le choix du circuit au moment de la validation de la pièce
Explications :
« - 1 » dans les commandes fournisseur : l’utilisateur pourra passer commande sans tenir compte des montants plancher et plafond du circuit de validation à aucun blocage
Si vous mettez un montant maximum, c’est ce montant qui sera pris en compte pour la validation de la pièce (vente et achat) et non celui indiqué dans le circuit de validation.
« 0 » : c’est le circuit de validation qui s’applique pour la validation des pièces.
Etape 5 : Indiquez le nombre de jours de délais de validation et de report
Etape 6 (facultatif) : Autoriser la validation directe
Toujours depuis l’écran de Circuits de validation, cette option permet de donner la possibilité à l’utilisateur de valider directement un document sans l’obliger à passer par le circuit de validation.
Une fois l’onglet général renseigné, cliquez sur l’onglet « Etapes ».
Onglet « Etapes »
Pour chaque circuit de validation, indiquez le ou les validateurs et l’ordre dans lequel ils doivent intervenir.
Le validateur peut être désigné :
Nommément : un utilisateur précis est désigné en tant que validateur
De façon dynamique, en fonction de son rôle : conducteur de travaux ou chargé d’affaires (indiqué sur la fiche chantier), ou responsable (utilisateur indiqué sur la commande ou le devis).
Vous avec également le choix du destinataire à l’issue du circuit de validation, dans le cas où le circuit est validé et refusé. Par défaut, le destinataire est l’émetteur du circuit (la personne qui envoie la pièce dans le circuit de validation).
Le paramétrage des réponses dans le circuit de validation
L’onglet « Paramètres » permet de gérer les réponses que le destinataire peut sélectionner dans le circuit de validation.
4 types de réponse sont possibles:
Validation avec réserve
Refus de validation
Mise en attente
Validaiton sans réserve
Ces types sont proposés par défaut et ne sont pas modifiables.
Toutefois, pour chaque type de réponse, vous pouvez modifier ou créer des explications types en guise de justification.
Exemple : si le validateur valide avec réserve, il peut sélectionner parmi une liste déroulante le motif de la réserve.
Fonctionnement du circuit de validation – exemple des commandes fournisseur
Envoi de la pièce dans le circuit de validation
Au moment de valider la commande, Optim’BTP propose les circuits paramétrés sur les commandes
La sélection de la procédure de validation permet d’envoyer la pièce en validation, au validateur désigné en paramètres.
La commande passe à l’état « En validation »
L’émetteur peut retrouver la pièce en attente de validation depuis l’onglet Compléments > Circuit de validation.
Cette fonctionnalité ouvre la liste des pièces en attente de validation que l’utilisateur Optim’BTP a envoyé dans le circuit.
Le nom du validateur est également indiqué dans la liste.
Validation
Le validateur voit apparaître la pièce à valider dans son écran d’accueil OptimBTP s’il a activé l’alerte correspondante.
En cliquant sur « Commandes fournisseur à valider », une fenêtre s’ouvre pour la validation avec le document en PDF
Le validateur peut :
Valider sans réserve
Valider avec réserve en sélectionnant un argument. Il peut éventuellement mettre un commentaire avant d’envoyer sa décision, ou changer de destinataire (émetteur par défaut). Cette possibilité est également proposée sur le refus de validation.
Refuser, auquel cas la pièce repart chez le destinataire indiqué en paramètre en cas de refus
Mettre en attente, la pièce reste en attente dans le circuit
L’émetteur de la demande de reçoit une alerte lorsque le validateur répond sur le circuit.
En cliquant sur « Commande fournisseur à traiter », la fenêtre du circuit de validation s’ouvre sur l’onglet « Vos documents à traiter ».
Un double clic sur la ligne permet d’ouvrir la pièce et prendre connaissance du retour du validateur.
Vous pouvez également cliquer sur « Ouvrir le document pour traitement », pour envoyer la commande au fournisseur après validation.
Délégation de validation pour une période donnée
Le validateur peut déléguer ses capacités de validation à une autre personne sur une période donnée, en créant une délégation de validation.
Il doit choisir une personne parmi la liste proposée :
Et indiquer une période de délégation (date de début et date de fin) :
Les pièces seront envoyées en validation au délégué pendant toute la durée de la délégation.
