Le logiciel Optim’BTP permet de gérer les avancements sur les prestations de sous-traitance avec deux objectifs :
Accédez à la liste des prestations de sous traitance depuis le module Achats/Stock > Sous-traitance.
Double cliquez sur la prestation où l’avancement est à saisir.
Sur la prestation de sous-traitance, cliquez sur « Détail presta » pour accéder à l’écran permettant de créer un avancement.
Dans l’onglet Avancement – Facturation, cliquez sur « Créer un avancement ».
Un second écran s’ouvre, proposant de sélectionner par le menu déroulant la date d’arrêté pour l’avancement, de préciser ou modifier sa date ou son numéro, son libellé.
Une fois les informations saisies, Valider.
Les lignes remontées correspondent au détail mis en début de création de la prestation.
Il est ainsi possible de saisir un montant ou un pourcentage d’avancement dans la colonne avancement du mois ou dans avancement cumulé.
Validez la saisie.
Il existe 2 impressions le « Bon acompte » et le « Détail avancement » qui peuvent être transmises aux sous-traitants.
En cliquant sur « Propriétés », il est possible de vérifier les informations qui apparaitront sur la facture et de remettre l’avancement à l’état « à valider » afin de pouvoir le modifier.
Après avoir généré l’avancement, cliquez sur « Saisir une facture ».
Par défaut, la prestation, le sous-traitant, le numéro de chantier remontent.
Sélectionnez l’avancement avec le menu déroulant.
Nouveauté depuis la version 2024.51 : un raccourci à côté du champ « Avancement » permet d’accéder directement à l’écran de création de l’avancement. Optim’BTP ouvre directement l’écran qui permet de créer un avancement dans le détail de la prestation de ST.
Si un avancement existe déjà, le raccourci permet d’y accéder directement depuis l’écran de pointage et modifier l’avancement si besoin. Il convient d’abord de sélectionner l’avancement dans la liste déroulante pour activer le raccourci.
Indiquez le numéro de la facture fournisseur puis Validez.
Le corps de la facture reprend le montant de l’avancement comme il s’agit du premier.
Validez la facture.
L’écran suivant permet de voir les éléments de facturation en fonction des informations saisies en amont dans le fiche de prestation de sous-traitance, comme par exemple le taux de TVA et l’autoliquidation ou s’il y a du paiement direct.
Il est possible de rajouter des compléments TTC sur la facture en cliquant sur le bouton " + ".
Validez la facture.
Le 3e écran est l’écran des écritures comptables. Il ne reste plus qu’à valider complètement la saisie de la facture.
La facture émise apparaît dans la prestation de sous-traitance et le reste à facturer est modifié.
La création de nouveaux avancements se fera par la même procédure que celle décrite plus haut.
Lors de la création des factures suivantes, il faudra toujours aller sélectionner l’avancement correspondant.
Dans le corps de la facture, ce sera le montant cumulé qui apparaitra et les montants des factures précédentes seront déduits afin d’atteindre le montant de la facture à saisir.
