A partir de la version 2024.52 de l’ERP Travaux publics Optim’BTP, il est possible de gérer des acomptes fournisseurs sur des commandes « classiques » mais également sur des commandes liées à des prestations de sous-traitance.
Par défaut, les factures d’acompte sont paramétrées comme exportables en compta.
Si besoin ce paramètre peut se désactiver en allant avec les droits Superviseur dans Options/Paramètres/Système/Application partie Export comptabilité
Cette fonctionnalité active dans le profil compta la possibilité de préciser des comptes de TVA à déduire.
Dans l’onglet « Compléments », un compte spécifique pour le remboursement de l’acompte peut être indiqué.
Pour créer une facture d’acompte, il faut aller dans Achat/Stock puis Facture et Pointer facture d’acompte
Il est également possible de créer une facture d’acompte directement à partir d’une commande en cliquant sur « Traitements », « Facture » puis « Créer un acompte à partir de cette commande »
Dans la fenêtre qui s’ouvre, il sera toujours proposé de pointer une commande sur la facture d’acompte.
En effet, l’existence de la facture d’acompte est forcément liée à celle d’une commande au préalable.
Contrairement à l’écran de pointage « habituel » des factures, ici la référence fournisseur n’est pas obligatoire.
Une fois le rapprochement avec la commande fait, cliquer sur « Valider »
Dans l’écran suivant, toutes les informations en lien avec la commande remontent, cependant une seule ligne d’acompte reprenant notamment le numéro de la commande est créée.
Pour rappel, cette facture d’acompte ne remonte pas dans les synthèses chantiers, il n’y a donc pas nécessité d’avoir des lignes détaillées.
Selon le paramétrage choisi, les écritures comptables de l’avance sont générées.
Il reste à valider la facture.
Dans la liste des factures, la facture d’acompte apparaît avec un montant HT à 0.
Une colonne « Mnt Acompte TTC » a été ajoutée dans la liste des factures.
Une échéance de règlement a également été créée.
Lors de la saisie de la facture fournisseur, il sera indiqué dans le bas de l’écran en rouge le montant de l’acompte.
Il faut venir préciser le montant que l’on souhaite déduire sur la facture.
Si tout n’a pas été déduit, le restant sera proposé sur la prochaine facture.
Selon le paramétrage choisi, les écritures comptables seront adaptées.
Dans la liste des factures, les 2 lignes apparaissent avec pour la facture l’information du montant d’acompte et du net à payer hors acompte.
A partir de la prestation de sous-traitance dans « Retenue(s) & autres » et après avoir créé la commande, il faut indiquer le pourcentage ou le montant souhaité puis cliquer sur l’engrenage afin de créer la facture d’acompte.
La création et la validation de la facture se font de la même manière que celle vue précédemment pour les factures d’acompte sur des commandes « classiques ».
Il est également possible de créer la facture d’acompte directement dans la commande.
Une fois la facture d’acompte créée, elle ne change pas le reste à facturer de la prestation de sous-traitance et est visible dans « Marché/Factures »
Si pour la facturation, un avancement est fait, il faut en cliquant sur « Propriétés » indiquer le montant de remboursement d’acompte à impacter sur l’avancement.
Le solde du montant de l’acompte est indiqué en rouge.
Ce montant sera repris dans la facture ensuite.
Dans le cas de facturation directe sans passer par les avancements, il faudra indiquer le montant à impacter dans l’écran suivant :
Le solde du montant de l’acompte est indiqué en rouge.
Comme pour les factures fournisseurs, selon le paramétrage choisi, les écritures comptables seront adaptées.