Cette FAQ explique le principe de validation des factures dans Optim’BTP, les paramétrages à mettre en place et la bonne pratique de correction d’une facturation erronée.
Une facture lorsqu’elle est validée prend trois caractéristiques :
1) Elle acquiert un numéro de facture, selon le paramétrage du chrono en vigueur et n’est plus donc supprimable.
2) Elle génère une échéance attendant un règlement dans la liste des échéances
1) Il n’est plus supprimable et acquiert un numéro de facture/avoir, selon le paramétrage du chrono en vigueur
2) Il génère une ligne « annulation » de type règlement sur l’échéance de la facture à l’origine de l’avoir.
L’avoir ainsi que la facture passent à l’état « Solde »
Le paramétrage des pièces de ventes générées se trouve dans Options/Paramètres/Système/Pièce de vente
Il faut impérativement laisser l’état des factures et avoirs générés à « Enregistré », et non « Validé », pour que l’utilisateur conserve la latitude de faire des modifications après création et avant validation
Malgré le soin apporté aux contrôles avant validation de la facturation, une facture a été validée avec des erreurs.
Pour faire des modifications sur la facture, et ou générer un avoir, il faut modifier les éléments à l’origine de la facture, à savoir la situation dans le cadre d’un marché de travaux avec situation.
Pour modifier une facture de situation qui n’a pas encore été validée, il faut retourner sur la situation à l’origine de la facture, et faire « Traitements » et « Modifier cet état de situation ».
Une fois les différentes modification faites, cliquer sur « Traitements » puis « Facturer »
L’écran suivant sera proposé, choisir « Modifier la facture » afin que les modifications soient répercutées sur la facture existante.
Par extension, cette manipulation est possible aussi pour une facture validée non envoyée, non transférée en comptabilité et dont le règlement n’est pas saisi
Dans le cas d’une facture validée déjà transférée en comptabilité, envoyée au client ou réglée, toute modification doit être traçable et explicable.
Pour plus d’informations sur les modifications de situations, consulter la FAQ Q000336
Si la facture n’est pas validée, elle peut être modifiée directement.
Si la facture est validée mais pas encore transmise au client ou comptabilisée, elle peut aussi être modifiable si cela a été paramétré avec les droits Superviseurs en Options/Paramètres/Système
Si la facture validée a été transférée en comptabilité, envoyée au client ou réglée, il faut créer un avoir à partir de la facture, en passant par « Traitements » puis « Créer un avoir à partir de cette facture »
Cela est également possible en faisant un clic-droit sur la facture concernée à partir des écrans de liste de factures.
Lors de la validation de l’avoir, il faut bien s’assurer qu’il est lié à la bonne facture.
L’avoir et la facture seront alors à l’état « Solde »
