Contrairement à la facture client qui ne peut pas être supprimée après avoir acquis un numéro de Chrono (Norme NF 525), la facture fournisseur peut être supprimée tant qu’elle n’a pas été exportée en comptabilité.
Optim’BTP permet de modifier et/ou supprimer les factures fournisseurs dans certaines conditions.
La facture fournisseur peut être modifiée à l’état « enregistré » et « validé ».
Cliquez sur Traitements > Modifier.
Attention : Toutes les informations sont modifiables (date, chantier, TVA…) sauf le fournisseur. En cas d’erreur sur le fournisseur, il faut supprimer la pièce et la recréer.
Pour modifier une information « non modifiable » il convient donc de supprimer la facture fournisseur via l’écran liste des factures pointées.
A partir de l’écran liste, positionnez vous sur la facture à supprimer et cliquez sur « Supprimer ».
Confirmez la suppression.
Après la suppression d’une facture fournisseur, vous avez besoin de mettre à jour le numéro de Chrono pour assurer la continuité.
Avec les droits superviseur, accédez au paramétrage du chrono depuis Options > Paramètres > Système > Chrono puis « Achat-facture ».
Dans ce cas de figure il convient simplement de réduire de 1 le numéro de chrono dans les paramètres.
Double cliquez dans la cellule « Valeur » et indiquez le nouveau numéro de Chrono.
Exemple : La facture n°16 a été créée puis supprimée, le chrono est actuellement à 16. La prochaine facture devrait prendre le numéro 17. Il convient donc de mettre à 15 pour que la prochaine facture prenne le numéro de la facture supprimée, n°16.
Dans ce cas de figure la suppression de la facture va générer une « non-continuité » dans la numération du Chrono des factures.
Il convient de noter/mémoriser le dernier numéro de facture enregistré, par exemple le n°32.
Puis modifier le Chrono au n°15 et générer la facture n°16 dans notre exemple.
Puis repositionner le numéro de Chrono de la dernière facture enregistrée, au n°32 dans notre exemple.
Précision : si le paramétrage de la réinitialisation du numéro Chrono est « non permanant », ou autrement dit, si la réinitialisation du Chrono est « mensuelle » ou « annuelle » ; la nouvelle facture générée qui prendra le numéro de chrono de la facture supprimée doit impérativement être datée du même mois ou la même année que la facture supprimée.