FAQ, base de connaissance client

Vous souhaitez récupérer un devis qui a été fait sur une autre base Optim BTP que la vôtre.

Vous avez besoin d'exporter un devis depuis votre Optim pour l'intégrer dans une autre base Optim BTP.

Le logiciel de gestion BTP Optim'BTP vous permet d’exporter et importer vos devis depuis votre base de travail Optim BTP vers une base.

Vous pouvez exporter et importer tous les devis réalisés depuis Optim BTP. La taille et le contenu du devis sont pas un obstacle à la réalisation de ces manipulations.

Paramétrage pour exporter et importer un devis Optim

Afin de pouvoir exporter et importer un devis au format Optim, il est nécessaire d’avoir Optim’BTP comme logiciel externe dans les paramètres.

Le paramétrage ne peut être fait qu’avec les droits superviseur.

Vous pouvez modifier les paramètres de logiciel externe depuis Options / paramètres / système / logiciel externe.

Exporter et importer un devis au format Optim

L'export

Ouvrez le devis à exporter.

Depuis le devis à exporter, cliquez sur Exporter dans le bandeau haut du devis.

Le fichier d'exportation reprend le numéro du devis suivi de l'extension *.optim. Vous pouvez renommer le devis avant de l'enregistrer si besoin.

Sélectionnez l'emplacement du fichier à exporter :

Enregistrez le fichier exporté

L'import

Important : Pour rappel, le devis à importer doit être au format Optim’BTP c'est à dire un fichier avec l’extension .optim. A défaut, l'import ne pourra pas fonctionner depuis ce menu.

Dans l’onglet Devis/TS accessible depuis le module de vente/devis, cliquez sur + puis choisissez l’import devis au format Etude Optim’BTP externe.

Sélectionnez le devis externe que vous souhaitez importer et cliquez sur " + ". Vous ne pouvez importer qu'un devis à la fois.

Après l’import, un nouveau devis avec le contenu du devis à importer est créé dans votre base Optim avec votre référence interne à la suite de vos devis, à l’état « enregistré »

• L’état du devis à importer n’a pas d’impact sur votre import. Le devis importé dans votre Optim sera toujours à l’état « enregistré ».
• Si un client est rattaché au devis à importer, il sera repris à l’import. S’il n’existe pas dans votre annuaire, il sera créé automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier le client ainsi que toutes les données du devis importé.
• Le projet/chantier rattaché au devis n’est pas repris. Vous avez la possibilité de rattacher un chantier existant ou créer un nouveau chantier pour ce devis.
• Attention : la date du devis importé n’est pas la date du jour de l’import mais celle du devis à importer. Veillez à corriger cette date si besoin.

Dans les propriétés du devis importé :

• La référence du devis à importer se renseigne dans la référence client du devis importé. Il est possible de la modifier.
• Devis avec version : les versions du devis à importer ne s’importent pas avec ce dernier. Il faut faire un import par version de devis.  
  • Précision : Vous avez la possibilité de créer une version de devis sur un devis importé et d’intégrer (raccourci F4) tout ou partie d’un autre devis importé sur cette version (pour créer une version d'un devis, suivez la procédure de la FAQ 134)
• Devis avec frais directs / compléments : le devis importé reprend toutes les informations financières du devis à importer

Cas d'un import avec des types d'article externes

Lorsque vous importez un devis depuis une base qui n’est pas structurée de la même manière que la vôtre, Optim demande d’associer les types d’articles externes aux types existants dans votre base. Cette opération n’est à faire qu’une fois pour les types déjà associés.

Avec les droits Superviseur, vous pouvez gérer les types importés depuis les paramètres système (Options / paramètres / Système / lien type externe).

Association types externes (encadré vert) aux types de votre base (encadré bleu)

Vous pouvez également consulter

• Quelle différence entre taux progressif et taux marginal (remises par tranche) ?
• Situation - Comment recharger un avenant ou TS sur une situation déjà créée ?
• Quels sont les différences entre les attachements, les bons d'intervention, les bons de travail et les bons de fabrication ?