Projets de plus en complexes, sous-traitants plus nombreux…La sous-traitance dans le BTP implique de nombreuses obligations administratives, contractuelles et financières qui peuvent rapidement devenir un vrai casse-tête sans un outil de gestion adapté.
Opter pour un ERP spécialisé est dans ce cas le bon choix, car il peut vous permettre de gérer rapidement et efficacement ce processus en automatisant la collecte des documents obligatoires, la consultation des sous-traitants, la création et le suivi des contrats, ainsi que des paiements et du suivi budgétaire. Voici les fonctionnalités spécifiques à la gestion de la sous-traitance qui garantiront la conformité légale de vos projets, tout en vous faisant gagner beaucoup de temps !
Attachez en quelques clics tous les documents administratifs indispensables à la fiche tiers du sous-traitant, tels que l'attestation d'assurance, l'extrait Kbis, les certificats de conformité sociale (URSSAF, etc.), la déclaration de sous-traitance (DC4), etc.
L'ERP automatise ensuite les relances pour les documents arrivants à échéance ou manquants afin d'éviter tout blocage administratif et garantir la conformité légale.
Dans Optim'BTP, vous profitez d'une checklist sous-traitance, pour être certain de ne rien oublier !
Outre les documents, vous pouvez stocker des informations spécifiques comme la capacité technique et les qualifications du sous-traitant, ses domaines d'expertise, son historique de collaboration, son statut administratif et fiscal…
Editez et envoyez les Décompositions du Prix Global et Forfaitaire (DPGF) aux sous-traitants afin de récolter leurs offres.
Un module d'analyse pourra vous donner la possibilité de comparer les offres sur la base des critères définis (prix, délais, qualité, etc.), de suivre l'évolution des tarifs des sous-traitants dans le temps et de faciliter la prise de décision dans la sélection du meilleur prestataire.
Des modèles de contrats de sous-traitance standardisés et personnalisables peuvent vous être proposés, pour faciliter leur édition et leur signature.
La génération automatique du formulaire DC4 (déclaration de sous-traitance) est essentielle pour officialiser l'accord et assurer la conformité réglementaire. L'ERP doit vous permettre le suivi et la gestion des validations.
Gérez simplement les avenants aux contrats en cas d'évolution du projet (modifications de prestations, ajustement des coûts, etc.).
Grâce à un module de suivi des acomptes et des situations intermédiaires de sous-traitance, vous vous assurez d’un suivi précis des paiements.
Dans le cas du paiement direct des sous-traitants par le maître d'ouvrage, votre outil peut intégrer ces paiements dans les facturations clients pour permettre une traçabilité optimale.
Vous pourrez vous appuyer sur des outils de suivi des dépenses par chantier et par sous-traitant afin de visualiser les montants déjà facturés, identifier les restes à facturer, anticiper les besoins de trésorerie et ainsi optimiser la gestion financière globale du chantier !
Dans Optim’BTP, tout a été pensé pour vous permettre un pilotage complet de la sous-traitance, de la sélection des prestataires jusqu'au suivi financier des prestations. Grâce à l’automatisation, vous êtes serein dans la démarche de sous-traitance !
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