La facture Proforma : tout ce que vous devez savoir !

Que ce soit pour vendre un bien ou pour une prestation, vous pouvez charmer votre client à l’avance, tout en gardant la mainmise sur les subtilités de votre offre. C’est un peu l’idée de la facture Proforma. Cette facture est fréquemment employée dans le secteur du BTP pour fournir des informations préliminaires sur les coûts et les conditions associés à un projet de construction ou de travaux publics.

Qu’est-ce qu’une facture Proforma?

Facture proforma : définition

La facture Proforma est une simulation de facture, un avant-goût de ce à quoi pourrait ressembler la note une fois la transaction conclue. Loin d’être un vulgaire devis, elle revêt des atours bien plus travaillés, allant jusqu’à mimer une facture classique. Mais comble du paradoxe, ce leurre n’a pourtant aucune valeur juridique ! Une simple estimation chiffrée, dénuée de caractère contraignant.

Facture Proforma: différences avec une facture classique et un devis!

Contrairement au devis, qui fait office de proposition commerciale ferme, la facture proforma se veut plus légère, plus malléable. On reste dans le registre de l’esquisse, de l’ébauche à retoucher. Nuance de taille avec la facture définitive : celle-ci engage comptablement et fiscalement les deux parties. Un poids que la proforma, dans sa version temporaire et révisable, ne saurait assumer.

Les multiples cas d’utilisations d’une facture proforma

La facture Proforma est un élément essentiel dans le processus de planification et de budgétisation des projets de construction dans le domaine du BTP. Elle offre une vision claire et détaillée des coûts potentiels, tout en permettant aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées avant de s'engager dans la transaction finale. Voici quelques cas d'utilisations :

• Devis et négociations initiales: Lorsque les parties impliquées dans un projet de construction entament des discussions préliminaires et ont besoin d'une estimation des coûts avant de finaliser les détails du contrat. Optez pour notre logiciel de facture BTP pour une gestion facile !
• Appels d'offres: Avant de soumettre une offre pour un projet de construction, les entreprises du BTP peuvent utiliser des factures proforma pour estimer les coûts des matériaux, de la main-d'œuvre et d'autres dépenses associées.
• Projets spécifiques ou sur mesure: Dans les cas où un client demande des travaux personnalisés ou des modifications importantes à un projet standard, une facture proforma peut être utilisée pour estimer les coûts supplémentaires et les délais de livraison.
• Projets internationaux ou complexes: Pour les projets de construction impliquant des partenaires internationaux ou des réglementations spécifiques, une facture proforma peut être nécessaire pour estimer les coûts de transport, les droits de douane et autres frais associés.

La facture proforma dans les détails

Bien que dépourvue de valeur juridique, la proforma n’en reste pas moins un document au formalisme bien établi. On s’attend à y retrouver :

• la mention explicite « Facture proforma » ;
• les coordonnées complètes de l’émetteur et du destinataire ;
• la date d’émission ;
• un système de numérotation spécifique ;
• la liste détaillée des biens/services, avec quantités et tarifs HT ;
• le montant de la TVA et les éventuelles exonérations ;
• les délais et conditions de paiement/livraison ;
• la devise et les incoterms pour les transactions internationales.

Caractéristiques principales d’une facture proforma

• document temporaire et ajustable ;
• absence de valeur comptable et fiscale
• objectif purement informatif, pas de force exécutoire ;
• structure proche d’une facture définitive, mais mentions adaptées.

Facture proforma: Pas de valeur légale ni comptable

À la différence d’une facture classique, la proforma n’entraîne aucune obligation de paiement immédiat. Pas plus qu’elle ne vient impacter la comptabilité de l’entreprise. Libre à l’acheteur d’accepter ou non cette proposition commerciale non contraignante.

Comment passer de la proforma à la facture définitive ?

Après une phase de négociations fructueuses, rien de plus aisé que de transformer votre proforma en facture définitive engageante ! Il suffira alors de :

• remplacer la mention « proforma » par un intitulé de facture ;
• remettre à jour la date d’émission ;
• intégrer une numérotation séquentielle dans la suite logique de votre système ;
• ajuster si besoin les montants, quantités et délais au vu des derniers accords.

Ajustements éventuels après négociations

Au fil des échanges, il se peut que les termes initiaux aient sensiblement évolué. Des réajustements sont alors probables sur les tarifs appliqués, les remises accordées ou encore les dates butoirs de paiement. À vous de refléter ces modifications contractuelles avant de finaliser la facture.

Edition des factures Proforma facile grâce à un logiciel de facturation

Pour vous simplifier la vie, la plupart des solutions métiers disposent d’un outil permettant de convertir une proforma en un clic. Avec un logiciel de facture BTP, par exemple, fini les manipulations de recopie fastidieuses ! Découvrir comment faciliter la gestion de vos chantiers avec un logiciel BTP.

La facture proforma, tremplin vers vos transactions réussies

Qu’elle trace les contours de votre offre commerciale, sollicite un emprunt ou encore facilite une procédure douanière, la facture Proforma s’affirme comme un outil d’avant-vente incontournable. À la fois flexible et détaillée, elle joue les avant-premières convaincantes pour amorcer en douceur vos futures transactions.

Ce document de travail que vous pouvez créer grâce à le logiciel devis facture BTP, OptimBTP, vous permettra, à coup sûr, d’augurer une alliance pérenne et fructueuse avec vos clients et prospects !